Vad ska ingå i er HubSpot-onboarding?

En praktisk guide från mål och ansvar till konfiguration, data, integration och användaruppstart.

En lyckad HubSpot-onboarding gör det möjligt för medarbetarna att börja arbeta i ett genomtänkt CRM. För att komma dit behöver ni en gemensam bild av mål, ansvar, data och vilka arbetsmoment som ska fungera vid starten. Här går vi igenom vad ni bör planera och beställa.

Utgå från ett arbetsflöde och ett tydligt mål

Välj ett konkret flöde som ska bli bättre. Det kan vara att fördela inkommande förfrågningar, följa offerter och order eller samordna kundservice med försäljning. Beskriv vilka personer som deltar, vilka uppgifter de behöver och var nästa steg ska ske.

Sätt sedan ett mål som går att kontrollera. Exempelvis att rätt team får en ny förfrågan, att ansvarig person ser vad som saknas och att kollegor kan följa vad som hänt. Det blir ett bättre underlag för konfiguration och test än en lång lista med funktioner utan sammanhang.

Klargör vem som faktiskt gör arbetet

Onboarding kan innebära vägledning, praktisk uppsättning eller en kombination. Be leverantören beskriva vilka moment den utför, vilka beslut ni fattar och vilket underlag ni ska ta fram.

Utse en intern projektägare och involvera personer från de team som ska arbeta i systemet. Bestäm även vem som godkänner konfiguration och migrering. Om besluten väntar på samma upptagna person påverkar det tidplanen även när den tekniska delen är enkel.

Vår guide till att välja HubSpot-partner ger fler frågor att använda när ni jämför upplägg.

Sätt en grund som speglar verksamheten

Planera hur företag, kontakter, affärer och ärenden ska användas och kopplas ihop. Välj pipelines, fält, vyer och behörigheter utifrån arbetsflödena. Definiera också vad era statusar betyder och när en post ska gå vidare.

Använd ett representativt exempel genom hela processen. En innesäljare och en kundservicemedarbetare ska kunna se hur överlämningen fungerar och vilken information som följer med. Kontrollera också att det går att följa upp processen i rapporteringen.

Cedeos uppstartsprocess för HubSpot kan anpassas efter era mål, förutsättningar och de delar av plattformen ni ska använda.

Planera migreringen som en egen leverans

Om data ska följa med från ett annat CRM behöver ni först veta vad som kan exporteras och hur det ska representeras i HubSpot. Bestäm vilken historik, vilka öppna affärer och vilka ärenden som behövs vid starten.

Ta med datastädning, mappning, testmigrering och kontroll av kopplingar mellan poster. För filer och aktiviteter kan förutsättningarna skilja sig från en vanlig registerimport. Läs vår guide till att byta CRM till HubSpot och Cedeos tjänst för migrering.

Bestäm vad integrationerna ska göra

En integration med affärssystemet behöver tydliga regler. Vilket system bestämmer kunduppgifter? När ska en offert eller order synkas? Hur hittar systemen samma företag vid nästa uppdatering?

Skriv ned vad som behövs från start och vilka delar som kan komma senare. En integration kan vara ett eget delprojekt med beroenden till externa leverantörer. Förutsätt inte att alla anpassningar ingår bara för att en färdig koppling finns. Vår guide om objekt, riktning och triggers hjälper er att formulera ett användbart underlag.

Ge administratörer och användare rätt uppstart

Administratörerna behöver förstå hur lösningen hänger ihop, vad de kan ändra själva och hur de bedömer följderna av en förändring. Användarna behöver kunna genomföra sina arbetsmoment i den konfiguration som faktiskt ska användas.

Planera därför rollbaserad HubSpot-utbildning och praktisk användaruppstart. Det kan inkludera personliga inställningar, anslutning av e-post och kalender där det är relevant, rätt vyer och övningar med verklighetsnära exempel.

Definiera vad som ska fungera före lanseringen

Testa ett normalt flöde och några vanliga undantag. Vem tar hand om en förfrågan som saknar kunduppgift? Vad händer när en order uppdateras? Kan rätt personer se och ändra det de behöver?

Dokumentera vilka brister som måste åtgärdas före start och vilka förbättringar ni planerar efteråt. Bestäm också vem som hjälper användarna under den första perioden och hur frågor fångas upp. Läs om support och löpande hjälp med HubSpot.

Vad påverkar tid och kostnad?

Omfattningen styrs bland annat av antal processer och team, datakvalitet, migreringsbehov, integrationer och graden av anpassning. Kundens tillgänglighet för beslut och test påverkar också genomförandet.

Be om en offert som skiljer på licenser, uppstart och eventuella externa arbeten. Förklara vilka antaganden priset bygger på och hur ändringar hanteras. Kontrollera även vilka onboardingkrav och avgifter som gäller för den aktuella HubSpot-beställningen. Undvik att jämföra två upplägg enbart utifrån paketnamnet.

Vanliga frågor om HubSpot onboarding

Hur lång tid tar det att komma igång med HubSpot?

Det beror på omfattning, data och integrationer samt hur snabbt beslut och test kan genomföras. Be om en tidplan med konkreta leveranser och beroenden.

Ingår migrering och integration alltid i onboarding?

Nej. De kan ingå helt, delvis eller vara separata leveranser. Specificera vilka data och flöden som ska hanteras i ert upplägg.

Kan vi göra delar av uppstarten själva?

Ja. Bestäm vilka delar ni har tid och kompetens att utföra och vad partnern ska bygga eller granska. Anpassa projektplanen efter den fördelningen.

Vad händer efter avslutad uppstart?

Bestäm hur användarsupport, administratörsstöd och fortsatt förbättring ska fungera. Ett återkommande samarbete kan vara relevant även när ni själva äger och förvaltar lösningen.

Planera er uppstart med Cedeo

Läs om vår uppstartsprocess och HubSpot by Cedeos uppstartspaket, eller kontakta oss för att diskutera era mål och förutsättningar.