Börja med hur synken ska fungera
Objekt, riktning och triggers – grunden för att integrera HubSpot med affärssystemet.
En bra HubSpot-integration börjar med tre beslut: vilka objekt som ska motsvara varandra, åt vilket håll informationen ska gå och vad som ska starta överföringen. När det är genomtänkt blir det betydligt enklare att bestämma fälten och bygga ett flöde som fungerar i vardagen. Här går vi igenom hur ni tar fram ett användbart underlag tillsammans med er integrationspartner.
Beskriv arbetet som integrationen ska stödja
Börja med en konkret situation. En innesäljare får en förfrågan, skapar en offert i affärssystemet och behöver följa upp den i HubSpot. När kunden beställer ska affären uppdateras, utan att någon skriver in samma information igen.
Det exemplet säger mer än önskemålet att systemen ska vara integrerade. Det visar var arbetet börjar, vilka personer som använder uppgifterna och vad som behöver hända när status ändras. Välj gärna ett huvudflöde och några vanliga undantag innan ni listar alla tänkbara datafält.
1. Bestäm vilka objekt som motsvarar varandra
Ett objekt är en typ av information, exempelvis företag, kontakt eller affär. Objektmappning innebär att ni bestämmer hur informationen i affärssystemet ska representeras i HubSpot. Samma benämning i två system garanterar inte samma betydelse.
Ett möjligt upplägg är att en företagskund motsvarar ett företag i HubSpot, en kontaktperson motsvarar en kontakt och en offert eller order representeras av en affär. Men en leveransadress behöver inte bli ett nytt företag, och en privatkund behöver inte hanteras som en företagskund.
Fråga också hur många poster som kan höra ihop. Kan en kund ha flera kontaktpersoner? Kan en offert bli flera order? Tillhör beställare och leveransmottagare olika företag? Kopplingarna mellan posterna är en del av modellen, inte en detalj som bör lämnas till slutet.
Vår fördjupning om offert och order på samma affär i HubSpot visar varför dessa beslut påverkar både synken och rapporteringen.
2. Bestäm riktningen för varje flöde
Det är sällan tillräckligt att säga att integrationen ska vara dubbelriktad. Ni behöver beskriva vilken information som går åt vilket håll och vilket system som får bestämma när uppgifter skiljer sig åt.
Exempelvis kan nya godkända kunder skapas från HubSpot till affärssystemet, medan kundnummer och betalningsvillkor går tillbaka. Affärssystemet kan sedan vara ansvarigt för orderstatus och ekonomiska belopp, medan säljaktiviteter och uppföljning ligger i HubSpot.
Det är alltså möjligt att ha trafik i båda riktningarna utan att båda systemen får skriva över samma uppgift. Bestäm särskilt hur tomma värden ska behandlas. Ett fält som saknas i ett meddelande behöver inte betyda att det befintliga värdet ska raderas.
3. Bestäm vad som startar synken
En trigger är händelsen eller villkoret som gör att integrationen ska agera. Det kan vara att en kund skapas, att en offert uppdateras eller att en affär når ett bestämt steg.
Skilj på affärsregeln och tekniken som upptäcker förändringen. Regeln kan vara att en uppdaterad order ska synkas. Tekniskt kan förändringen upptäckas genom en händelsenotis, en webhook, eller genom att integrationen regelbundet frågar efter ändrade order. Det senare brukar kallas polling.
Skriv också vad som inte ska starta ett nytt flöde. När integrationen själv uppdaterar en post kan den annars utlösa en ny överföring tillbaka och skapa en loop. Bestäm hur ändringar från integrationen känns igen och vilka uppdateringar som faktiskt är relevanta.
Identifiera samma post vid nästa körning
En integration behöver kunna hitta rätt post även när namn, adress eller andra synliga uppgifter ändras. Därför är kundnummer och externa system-ID:n ofta viktiga. Ett ID kan dessutom behöva kombineras med bolag eller system om flera affärssystembolag delar samma nummerserie.
Ta ett kundnamn som ändras från ett äldre varumärke till ett nytt. Det ska normalt uppdatera den befintliga kunden, inte skapa ytterligare ett företag. Samma princip gäller när en offert konverteras till order.
Fältlistan kommer därefter
När objekt, riktning, triggers och identifiering är på plats kan ni välja vilka uppgifter som behövs från start. Att lägga till fler vanliga fält är ofta en avgränsad förändring. Att senare upptäcka att en order borde motsvara något annat än det valda objektet kan påverka hela lösningen.
Vissa fält behöver förstås mer omsorg redan tidigt: obligatoriska värden, beräkningar, känsliga uppgifter och data som styr andra processer. För artiklar och priser behöver ni också skilja mellan products och line items.
Ni behöver inte alltid börja från noll
En integrationspartner kan ha färdiga kopplingar som anpassas efter ert arbetssätt. Cedeo erbjuder integrationer till HubSpot och affärssystem, och i HubSpot by Cedeo ingår integrationsmöjligheter enligt överenskommet upplägg.
Exempel på befintliga upplägg är våra kopplingar mellan HubSpot och Fortnox, HubSpot och Monitor ERP samt HubSpot och Pyramid. Förutsättningarna och anpassningen skiljer sig mellan systemen.
Även om det saknas en färdig koppling till just ert system kan partnern ha återanvändbar hantering av HubSpot: anslutning, sökning, uppdatering, kopplingar mellan poster och felhantering. Fråga vad som återanvänds och vad som behöver byggas eller anpassas mot ert affärssystems gränssnitt.
En kort kravlista som går att testa
Be partnern dokumentera objektmappning, synkriktning och trigger för varje flöde. Komplettera med identifierare, ansvarigt system och några verkliga testfall. Testa en ny post, en ändring och samma överföring två gånger. Resultatet ska vara begripligt även för den som inte byggde integrationen.
Planera också var integrationen ska köras och vem som följer upp fel. Det är en del av leveransen, inte bara av tekniken.
Vanliga frågor om att planera en HubSpot-integration
Vad bör vi bestämma först?
Vilka objekt som motsvarar varandra, riktningen på varje flöde och vad som triggar synken. Lägg därefter till identifiering, ansvar och de fält som behövs.
Måste alla fält vara bestämda innan vi börjar?
Nej. Fler vanliga fält går ofta att lägga till senare. Uppgifter som påverkar datamodell, beräkningar eller andra processer behöver däremot bedömas tidigt.
Kan en partner hjälpa även om vår koppling inte finns färdig?
Ja, förutsatt att systemen ger den åtkomst som behövs. Partnern kan ofta återanvända komponenter för HubSpot och bygga den systemspecifika delen.
Behöver synken vara dubbelriktad?
Bara där processen kräver det. Bestäm riktning och ansvar per flöde och uppgift, snarare än att låta båda systemen uppdatera allt.
Vill ni gå från idé till ett tydligt integrationsupplägg?
Vi hjälper er att kartlägga flöden och bedöma vad som kan återanvändas. Läs om Cedeos integrationer eller kontakta oss för en genomgång.