Byt CRM med kontroll på er data

Så planerar ni migreringen till HubSpot, från gamla register och historik till en fungerande övergång.

Att byta CRM till HubSpot innebär att bestämma vilken information som ska följa med och hur den ska fungera i den nya lösningen. Företag och kontakter är en del av arbetet. Historik, öppna affärer, ärenden och kopplingarna mellan dem behöver också planeras.

Börja med det användarna behöver vid starten

Lista vilka arbetsmoment som måste kunna fortsätta efter bytet. En säljare behöver se sina öppna affärer och tidigare dialoger. Kundservice behöver förstå vad som redan har gjorts i ett pågående ärende. Systemägaren behöver kunna följa upp arbetet.

Det hjälper er att skilja nödvändig information från sådant som kan arkiveras eller hanteras senare. En migrering är också ett tillfälle att förbättra struktur och datakvalitet, men ändringarna behöver vara medvetna och förankrade hos dem som använder uppgifterna.

Undersök vad det gamla systemet kan lämna ifrån sig

Kontrollera exportmöjligheter och API-åtkomst innan ni låser tidplanen. Register, aktiviteter, filer och specialobjekt kan behöva hämtas på olika sätt. Tillgängliga fält, begränsningar och avtalsvillkor i källsystemet påverkar arbetet.

Cedeo har erfarenhet av migrering till HubSpot från vanliga CRM-system som Salesforce, Lime, SuperOffice och Upsales samt från andra datakällor. För varje flytt behöver möjligheterna ändå verifieras mot den aktuella lösningen och det innehåll ni vill föra över.

Be om ett provuttag tidigt. Det visar om de uppgifter ni förväntar er verkligen finns i underlaget och om relationerna går att identifiera.

Bestäm hur informationen ska representeras i HubSpot

En gammal status eller kategori behöver inte bli samma sak i det nya systemet. Beskriv hur företag, kontakter, affärer och ärenden ska användas i det framtida arbetssättet. Bestäm vilka fält som motsvarar varandra och hur värden ska översättas.

Utred också specialregister, exempelvis avtal eller serviceobjekt. Hur de ska representeras beror på behov, vald HubSpot-lösning och licens. Datamodellen behöver vara beslutad innan stora datamängder flyttas.

För en bredare projektplan finns vår guide till HubSpot onboarding och uppstart.

Säkra kopplingarna mellan poster

Ett antal importerade rader visar inte om migreringen är användbar. Kontakten behöver höra till rätt företag, affären till rätt kund och historiken till rätt post.

Behåll därför stabila identifierare från källsystemet i migreringsunderlaget och bestäm hur dubbletter ska hanteras. Namn kan ändras eller delas av flera bolag. Även en webbdomän kan användas av flera juridiska personer.

Kontrollera särskilt vad som händer när samma underlag behandlas igen. En rättning eller komplettering ska kunna göras utan att okontrollerat skapa nya poster. För liknande principer i löpande synk, se objekt, riktning och triggers.

Bestäm vilken historik som ska följa med

Gå igenom anteckningar, uppgifter, mejlhistorik och andra aktiviteter separat. Vad behöver finnas i HubSpot för det dagliga arbetet, och vad behöver kunna sökas i ett arkiv? För filer ska ni kontrollera åtkomst, placering och koppling till rätt kund eller ärende.

Be partnern visa ett representativt exempel i målmiljön. Originaldatum, tidigare ansvariga och aktivitetsinnehåll kan kräva särskild hantering. Utgå inte från att all historik automatiskt får exakt samma beteende eller presentationsform som i det gamla systemet.

Gör en testmigrering som verksamheten granskar

Välj exempel som täcker både normala poster och vanliga undantag: ett företag med flera kontakter, en öppen affär, ett avslutat ärende och en post med bilagor eller längre historik.

Kontrollera antal, innehåll och relationer. Låt användarna söka fram kunden och utföra ett arbetsmoment. Då upptäcker ni sådant som en teknisk kontroll av importerade rader inte visar, exempelvis att en viktig anteckning är svår att hitta eller att en rapport använder fel fält.

Dokumentera fel och godkännanden innan ni planerar den slutliga överföringen.

Planera övergången mellan systemen

Bestäm när exporten tas, var ändringar ska göras under övergången och hur sena uppdateringar fångas upp. Klargör när nya användare börjar arbeta i HubSpot och vem som fattar beslut om att gå vidare.

Ta även med integrationer till affärssystem och andra verktyg. En väl genomförd engångsflytt ersätter inte regler för kommande uppdateringar. Undvik att två system samtidigt får skapa eller skriva över samma uppgifter utan en beslutad modell.

Planera hur tidigare system och data ska finnas tillgängliga tills kontrollerna är godkända. Tidpunkten för avveckling bör bygga på verifierat resultat och era krav på åtkomst och bevarande.

Ge användarna stöd i den nya vardagen

Förklara var informationen finns och vad som har förändrats. Praktisk HubSpot-utbildning med exempel från den migrerade datan gör det lättare att börja arbeta.

Bestäm också hur fel rapporteras efter bytet. Skilj på saknade uppgifter, felaktiga kopplingar och vanliga användarfrågor. Läs om hjälp med HubSpot för att planera rätt stöd.

Vanliga frågor om att migrera till HubSpot

Kan all historik flyttas från vårt tidigare CRM?

Möjligheten beror på källsystem, export, API och hur informationen ska representeras i HubSpot. Verifiera de viktigaste typerna av historik i ett test.

Hur undviker vi dubbletter vid migreringen?

Använd stabila identifierare, tydliga matchningsregler och kontroll av befintliga poster. Planera även hur omkörningar och kompletteringar ska fungera.

Kan öppna affärer och pågående ärenden följa med?

Det är vanliga delar av en migrering. Mappa statusar, ansvariga och relationer och låt verksamheten kontrollera att arbetet kan fortsätta i målmiljön.

När kan vi stänga det gamla CRM-systemet?

När ni har verifierat migreringen, hanterat kvarvarande uppgifter och bestämt hur eventuell arkivåtkomst ska fungera. Planera detta innan ni säger upp åtkomsten.

Diskutera er CRM-flytt med Cedeo

Läs om vår migreringstjänst eller kontakta oss. Vi hjälper er att undersöka underlaget och planera en övergång som passar ert arbetssätt.