Alternativ till Fieldly, Blikk och Next

Så väljer ni system för fältservice

FieldFox är ett alternativ till Fieldly, Blikk och Next att utvärdera när ni söker ett system för fältservice. Börja med hur uppdragen ska planeras, genomföras och följas upp. Ett systembyte blir meningsfullt först när ni vet vilket arbetsflöde ni vill förbättra och vilka funktioner ni inte får tappa på vägen.

Cedeo erbjuder FieldFox. Den här guiden hjälper er att formulera en praktisk kravlista, inte att utse ett system som är bäst för alla. Produktpaket, integrationsbehov och verksamhetens arbetssätt påverkar valet.

Varför söker ni ett alternativ?

Det är lätt att börja med nya skärmbilder när det gamla systemet känns frustrerande. Men orsaken kan ligga i flera olika saker: otydliga roller, fel upplägg av register, en ofullständig integration eller funktioner som inte används.

Skriv ner tre situationer som skapar extra arbete i dag. Exempel kan vara att koordinatorn planerar i ett kalkylblad, att teknikern saknar rätt dokument på plats eller att ett upptäckt fel försvinner efter servicebesöket.

För varje situation: ange vem som påverkas, vad som behöver göras och hur ni vet att processen fungerar. Då får ni ett bättre underlag än en allmän önskan om ett enklare system.

Förstå alternativen utan att förenkla för mycket

Fieldly beskriver ett brett erbjudande för bygg och installation med bland annat projekt, arbetsorder, rapportering och fakturering. Blikk beskriver stöd för serviceföretag med offerter, planering, mobil rapportering och ekonomiskt underlag. Next Project har arbetsorder inom projekt och beskriver också hur korta servicejobb kan organiseras.

Det finns alltså överlapp. Ni behöver inte välja mellan ett system med arbetsorder och system utan arbetsorder. Jämför hur den funktion ni behöver fungerar i just ert sammanhang och vad som ingår i den offert ni får.

FieldFox bör finnas med i utvärderingen när ni vill fokusera på det operativa servicearbetet, inklusive serviceobjekt, planering, återrapportering och nästa insats. Det kan användas fristående; HubSpot är inte ett krav.

Krav 1: rätt uppdrag till rätt person

Börja med en normal arbetsdag och låt leverantören planera den. Lägg sedan till en sjukfrånvaro, ett försenat jobb och ett akut uppdrag. Kontrollera vad koordinatorn ser och hur förändringen når teknikern.

I FieldFox finns schema- och kartbaserad planering samt en mobil Min dag. Kapacitet utgår från ordinarie arbetstider, med påverkan från frånvaro och intern bokad tid.

Fråga hur beläggning beräknas i varje system. Ett procenttal säger inte allt: överlappande bokningar och skillnaden mellan planerad och rapporterad tid behöver också förstås. Bestäm vem som får boka om och hur ansvar ska följa med.

Krav 2: information om rätt utrustning

Om ni servar flera anläggningar hos samma kund räcker det inte att hitta kundkortet. Teknikern behöver veta vilket objekt uppdraget gäller och vilka dokument som är relevanta.

FieldFox har kundkopplade serviceobjekt som kan användas på arbetsorder. Filer på kund eller objekt kan väljas för visning på arbetsorder. Be att få se både administratörens register och teknikerns faktiska vy.

Använd gärna två liknande objekt i testet. Då märks det om märkning, information och instruktioner är tillräckligt tydliga för att undvika förväxlingar.

Krav 3: nästa service och nästa åtgärd

Återkommande underhåll och en kvarstående reparation är inte samma process. Det första följer en plan. Det andra uppstår för att något behöver göras efter ett besök.

I FieldFox kan servicescheman skapa order enligt inställda regler. Det innebär inte att en tekniker är automatiskt bokad. Åtgärdspunkter kan samtidigt användas för att följa fortsatt arbete och kopplas till en senare arbetsorder.

Testa båda fallen separat. Be varje leverantör visa hur nästa planerade service skapas och hur en nyupptäckt åtgärd får en ansvarig. Kontrollera också hur ni hittar sådant som ännu inte är planerat.

Krav 4: ett tydligt och dokumenterat avslut

Bestäm vilket underlag kontoret behöver innan ett jobb får betraktas som klart. Det kan vara mätvärden, bilder, en rapport eller kundens godkännande, beroende på ert uppdrag.

I FieldFox kan rapportmallar styra innehållet med obligatoriska uppgifter. När en arbetsorder kräver rapport räcker det inte med ett utkast: minst en rapport behöver vara Rapporterad innan slutförande. Kopplade åtgärdspunkter behöver också få ett utfall vid avslutet.

Be att få se vad som händer när underlaget är ofullständigt. Ett användbart system behöver inte bara stödja det perfekta flödet, utan också hjälpa användaren att förstå vad som saknas.

Krav 5: rätt överföring till andra system

Inventera era CRM-, ekonomi- och lönesystem innan ni jämför integrationslistor. Skriv ner vilka uppgifter som ska föras över, i vilken riktning och när överföringen ska ske.

FieldFox har standardintegrationer och ett API. Standardintegrationer anges som inkluderade i licensen med aktivering vid uppsättning, medan anpassningar kan innebära extra kostnader. Kontrollera även vilka licenser och versioner som krävs i det andra systemet.

Be om ett konkret exempel på hur ett rapporterat servicejobb blir ett korrekt ekonomiskt underlag. Fråga vem som upptäcker fel och hur de rättas. Integration är ett ansvar och ett arbetsflöde, inte bara en anslutning.

Gör demonstrationen till ett gemensamt test

Använd samma anonymiserade uppdrag hos alla leverantörer. Ett bra exempel är ett planerat servicebesök där teknikern dokumenterar resultatet, upptäcker en ny åtgärd och behöver ett återbesök.

Låt en koordinator, en tekniker och en person från administration eller ekonomi delta. De ska bedöma sina egna moment och överlämningarna mellan rollerna. Notera vad som ingår, vad som måste konfigureras och vad som kräver anpassning.

Jämför även total kostnad: användare och roller, uppsättning, integrationer, utbildning och löpande administration. Undvik att välja efter ett frånpris som inte motsvarar ert upplägg.

Planera bytet innan ni bestämmer er

Ett nytt system kräver en plan för data och ansvar. Bestäm vilka kunder, artiklar, serviceobjekt och dokument som behöver finnas från start. FieldFox har importstöd för bland annat kunder, serviceobjekt och artiklar, men det innebär inte att all historik eller varje befintlig arbetsorder kan flyttas automatiskt.

Be om en tydlig migreringsplan, testa ett begränsat urval och kontrollera resultatet. Bestäm också när gamla systemet ska sluta användas och hur ni hittar äldre information efter övergången.

Läs de mer detaljerade jämförelserna: Fieldly vs FieldFox, Blikk vs FieldFox, Bygglet vs FieldFox och Next Project vs FieldFox.

Vanliga frågor om alternativ för fältservice

Är FieldFox ett alternativ även utan HubSpot?

Ja. FieldFox kan användas fristående. CRM-integration väljs utifrån verksamhetens behov.

Vilket alternativ är bäst för ett serviceföretag?

Det beror på arbetssätt och krav. Testa planering, serviceobjekt, rapportering, uppföljning och ekonomiflöde med samma verkliga uppdrag.

Måste vi byta bara för att vi saknar en funktion?

Nej. Undersök först om behovet kan lösas genom konfiguration, en bättre rutin eller en integration i ert nuvarande upplägg.

Kan vi flytta all historik till FieldFox?

Utgå inte från det. Kartlägg vad som behöver flyttas och verifiera import eller annan migrering för varje datatyp innan ni fattar beslut.

Utvärdera FieldFox med era egna krav

Kontakta Cedeo och ta med de tre situationer ni vill förbättra. Vi visar hur FieldFox kan stödja dem och tydliggör vad som behöver konfigureras eller kopplas till andra system.