Anpassa HubSpot efter verksamheten

När räcker standardfunktionerna?

Ni har valt HubSpot, men ett viktigt arbetsmoment fungerar fortfarande via Excel eller mejl. Behöver ni köpa en annan licens, ändra konfigurationen, koppla ihop systemen eller utveckla något eget? Svaret börjar med vad användaren behöver få gjort och var hindret uppstår.

Ofta går det att komma långt med standardobjekt, egna fält, genomtänkta vyer och tydliga processer. Automation blir relevant när återkommande regler ska utföras. Integration behövs när arbetet kräver information eller åtgärder i andra system. Egen utveckling är motiverad när ett konkret behov inte kan lösas tillräckligt bra med de alternativen.

Beskriv problemet innan ni väljer lösning

”Vi behöver anpassa HubSpot” är en bred beställning. ”Innesälj registrerar samma offertunderlag i två system” är ett problem som går att undersöka.

Ta fram några vanliga situationer och följ arbetet från början till slut. Vilka uppgifter saknas? Vilka steg upprepas? Var tappar nästa person sammanhanget? Beskriv också vad som skulle vara bättre: färre registreringar, tydligare ansvar eller snabbare tillgång till ett besked.

En begäran om en ny knapp kan i själva verket handla om en otydlig process. Ett önskemål om fler fält kan bero på att informationen redan finns i ett annat system. När behovet blir konkret blir det lättare att välja rätt nivå av anpassning.

Börja med standardfunktionerna

HubSpots standardobjekt, som företag, kontakter, affärer och ärenden, ger en grund att arbeta vidare från. Egna properties kan beskriva sådant som kundnummer, ärendetyp, önskad leveranstid och interna referenser.

Med rätt kopplingar mellan poster kan användaren se kundens sammanhang. Vyer och utformningen av poster kan göra relevant information lättare att hitta. Pipeline-steg kan beskriva de beslut som arbetet behöver passera.

Det betyder inte att alla funktioner ingår i varje abonnemang. Kontrollera exempelvis krav för teamanpassade vyer, behörigheter och pipeline-regler. Testa också hur reglerna fungerar vid manuell registrering, import och integration. Ett krav i ett användarformulär är inte automatiskt en garanti för all data som kommer in andra vägar.

Automatisera tydliga regler

När arbetssättet är bestämt kan automation ta hand om återkommande moment. Exempel är att skapa en uppgift vid en viss status, uppdatera ett fält eller påminna när ett internt besked dröjer.

HubSpots workflows finns i Professional- och Enterprise-abonnemang, med olika tillgängliga objekt och åtgärder beroende på Hub och licens. Definiera startvillkor, vad som ska utföras och hur ni undviker oönskad upprepning.

Det behövs också en rutin för sådant som misslyckas. Vem ser felet? Kan någon rätta underlaget och försöka igen? Vad händer om processen eller en property ändras senare?

Cedeo erbjuder även Superpowers Automation, som kan ge extra automationsmöjligheter för standardobjekt på olika HubSpot-licensnivåer. Det är ett separat erbjudande vars omfattning behöver matchas mot behovet. Det innebär inte att alla HubSpot-funktioner eller licenskrav ersätts.

Integrera när informationen hör hemma någon annanstans

Om innesälj behöver aktuella priser, orderstatus eller leveransuppgifter kan problemet vara en saknad integration. Att skapa fler fält i HubSpot hjälper inte om någon fortfarande måste leta upp och skriva in värdena manuellt.

Bestäm vilket system som äger varje uppgift. Affärssystemet kan vara källa för kundnummer och orderstatus, medan HubSpot håller ihop kontakthistorik och uppföljning. Välj vad som ska visas, vad som ska överföras och när.

En integration behöver också hantera undantag: saknade referenser, ändrade uppgifter och misslyckade överföringar. En affär som markeras som vunnen ska inte lämna användaren osäker på om ordern verkligen har skapats.

Läs mer om vad som bör synkas mellan HubSpot och affärssystemet.

Skilj på egna fält och egna objekt

Ett eget fält beskriver en uppgift på en befintlig post. Ett eget objekt beskriver en ny typ av post som kan ha egen historik och relationer. Skillnaden är viktig när ni bygger datamodellen.

Om ett företag har en intern klassificering kan ett fält räcka. Om ni behöver hålla reda på många installerade enheter, med individuella serienummer och flera serviceärenden per enhet, kan ett separat objekt vara relevant. Det kräver först en bedömning av livscykel, kopplingar och vad användarna ska göra med informationen.

HubSpots custom objects kräver ett Enterprise-abonnemang och omfattas av begränsningar. Börja därför inte med egna objekt som ett generellt svar på varje behov. Undersök om standardobjekten kan beskriva arbetet på ett begripligt och hållbart sätt.

När är egen utveckling motiverad?

Egen utveckling kan vara rätt när ett återkommande arbetsmoment behöver stöd som standardfunktionerna inte ger. Det kan handla om en samlad arbetsyta, en särskild beräkning eller en åtgärd som ska utföras i ett annat system med flera kontroller.

Be om en tydlig beskrivning av vad som blir standardkonfiguration, vad som blir integration och vad som blir egen kod. Det ska framgå vilka licenser och API-möjligheter lösningen bygger på, vem som underhåller den och hur användarna får hjälp.

Bedöm värdet mot hela kostnaden: utveckling, abonnemang, testning och löpande förvaltning. En liten tidsbesparing i ett moment som utförs många gånger varje dag kan vara värdefull. En sällan använd specialfunktion kan däremot vara svår att motivera.

Testa med vardagliga situationer

En demonstration blir mer användbar när den visar era egna arbetsmoment. Prova exempelvis en förfrågan hos innesälj, en reklamation som kräver flera avdelningar och en överföring som misslyckas.

Låt personer som ska använda lösningen pröva den. Kan de se nästa steg? Förstår de vad som saknas? Går det att lämna över arbetet utan att förklara hela historiken igen?

Börja med ett avgränsat flöde, följ upp resultatet och justera. Utse samtidigt den som äger processen och den som ansvarar för konfigurationen. Anpassningen behöver fortsätta fungera när verksamheten förändras.

Vanliga frågor om att anpassa HubSpot

Måste vi utveckla eget för att ändra arbetssättet?

Nej. Egna fält, vyer, kopplingar och pipeline-steg kan lösa många behov. Utvärdera standardfunktionerna och deras licenskrav innan ni beslutar om utveckling.

Behöver vi Enterprise för alla anpassningar?

Nej. Kraven beror på funktionen. Custom objects kräver Enterprise, medan andra anpassningar kan göras på lägre nivåer. Utgå från en konkret funktionslista och kontrollera det aktuella abonnemanget.

Kan vi förbättra en HubSpot-miljö som redan används?

Ja. Börja med de flöden där användarna tappar tid eller där information blir ofullständig. Kartlägg befintliga fält, automationer och integrationer innan ni ändrar, så att nya lösningar fungerar tillsammans med det som redan finns.

Vill ni veta vad som behövs i er verksamhet?

Cedeo hjälper er att välja mellan konfiguration, automation, integration och utveckling. Vi utgår från vardagen och visar hur lösningen kan fungera, inklusive överlämningar och undantag.

Läs om HubSpot by Cedeo eller kontakta oss för att diskutera ett konkret arbetsflöde.