Integrera HubSpot med affärssystemet

Vad behöver faktiskt synkas?

Kundservice behöver veta vad som har levererats. Innesälj vill se den senaste offerten. Ekonomi behöver rätt kund- och orderunderlag. Om alla måste leta i affärssystemet eller registrera samma uppgift igen har ni mycket att vinna på en integration. Men börja med vilken information som behövs i arbetet, inte med att allt ska synkas åt båda håll.

Vad ska synkas mellan HubSpot och affärssystemet?

Synka den information som behövs för att människor ska kunna göra sitt arbete och för att nästa steg i processen ska kunna starta. Vanliga kandidater är kunder, kontakter, artiklar, offertuppgifter och orderstatus.

För varje uppgift behöver ni bestämma vilket system som ansvarar för den, åt vilket håll den ska uppdateras och hur snabbt förändringen behöver bli tillgänglig. Det kan vara bättre att visa viss information från affärssystemet än att lagra en kopia av allt i CRM.

Börja med ett riktigt kundärende

En kund ringer och frågar när reservdelen kommer. Medarbetaren känner igen kunden i HubSpot, men måste öppna affärssystemet för att hitta ordern. Leveransadressen ligger i en annan vy och säljaren har noterat ett undantag i sin mejl.

Skriv ned vilka uppgifter som krävs för att svara. Där har ni ett första integrationsbehov. Gör samma sak för en offertförfrågan, en beställning och en reklamation.

Det ger ett tydligare underlag än ”vi vill synka kunder och order”. Ni kan då bestämma vilken information som faktiskt behöver finnas nära kunddialogen och vilken som kan ligga kvar i affärssystemet.

Kunder: bestäm var kundregistret har sitt ansvar

HubSpot kan ha företag och kontakter redan innan någon blivit en betalande kund. Affärssystemets kundregister kan ha andra krav, exempelvis kundnummer, fakturaadress och betalningsvillkor.

Bestäm när ett företag ska bli en kund i affärssystemet och vilken information som måste vara komplett då. Alla prospekt i CRM behöver kanske inte bli ERP-kunder.

Kundnumret kan fungera som en stabil referens mellan systemen. Bestäm även hur ni matchar äldre poster, flera juridiska bolag, koncerner och kunder med flera adresser. Ett organisationsnummer eller en domän är användbart underlag, men ni behöver kontrollera när det faktiskt är unikt i era register.

När båda systemen får ändra samma fält måste det finnas en regel för konflikter. Annars kan en korrigerad adress snabbt skrivas över av en gammal kopia.

Kontakter: koppla personen till rätt sammanhang

En inköpare, en teknisk kontakt och en fakturamottagare kan höra till samma kund men ha olika roller. Bestäm vilka kontaktpersoner som behövs i respektive system och hur de kopplas till företaget.

Använd inte enbart personens namn för matchning. Fundera också på vad som händer när någon byter företag, när en mejladress saknas eller när flera personer använder en gemensam inkorg.

I HubSpot är relationerna mellan poster en viktig del av CRM-strukturen. En integration som överför en person men tappar kopplingen till rätt företag lämnar fortfarande arbete åt användaren.

Produkter och priser: skilj katalogen från affärens rader

En produkt i katalogen och en produkt på en viss offert är olika saker. Offertens eller affärens rad kan ha ett särskilt antal, pris, rabatt och beskrivning som behöver bevaras.

HubSpot har produkter och radartiklar, line items. Radartiklar kan kopplas till affärer och andra relevanta poster. Det innebär däremot inte att kundspecifika prisregler, lager eller hela kalkylen i affärssystemet automatiskt finns i CRM.

Bestäm om användaren ska välja produkter i HubSpot, se en färdig offert från affärssystemet eller arbeta genom en annan lösning. Skriv också ned vilket system som ansvarar för aktuella priser och om redan skickade offerter får ändras när produktkatalogen uppdateras.

Offerter: välj ett huvudsystem och följ versionen

Om ni skapar offerterna i ERP kan HubSpot behöva offertnummer, värde, datum, status och ett sätt att öppna dokumentet. Om användarna arbetar med raderna behöver även dessa hanteras i integrationen.

Bestäm hur flera offerter till samma kund ska kopplas och vad en reviderad offert betyder. Ska en befintlig affär uppdateras, eller ska en ny version skapas? Vilken version accepterade kunden?

Det är en verksamhetsregel, inte något systemen automatiskt kan gissa. Läs gärna mer om flödet från offertförfrågan till order.

Order och leveranser: visa det som gör kunddialogen enklare

Ordernummer, orderstatus och leveransinformation kan vara värdefulla för både kundservice och försäljning. Bestäm vilka uppgifter ni behöver kunna söka, rapportera och agera på i HubSpot.

Utgå också från era verkliga variationer. En offert kan bli flera order, en order kan dellevereras och en beställning kan ändras. En enkel koppling mellan ett affärsvärde och ett ordernummer kanske inte räcker.

Välj hur orderinformationen ska representeras i CRM. HubSpots affärsposter kan användas i vissa upplägg, medan andra behöver en annan datamodell eller en vy mot ERP. Tillgängliga objekt och anpassningar måste kontrolleras mot abonnemang och integrationslösning.

Om en vunnen affär ska skapa en order behöver ni kontrollera nödvändiga uppgifter innan överföringen. Framför allt behöver användarna kunna se att ordern faktiskt har skapats, och vad de ska göra om överföringen misslyckas.

Behövs synkning åt båda håll?

Ibland, men sällan för varje fält. Ett upplägg kan låta kunddialog och kommersiell uppföljning hanteras i HubSpot medan ERP ansvarar för order, leveranser och fakturering.

Då kan orderstatus flöda från ERP till HubSpot samtidigt som ett godkänt orderunderlag går åt andra hållet. Det betyder inte att båda systemen ska kunna skriva över alla kunduppgifter.

Skriv en enkel specifikation för varje informationsområde: huvudsystem, identifierare, synkriktning, uppdateringsbehov och ansvar vid fel. Den gör det lättare att bedöma både en färdig koppling och en anpassad integration.

Hur aktuella behöver uppgifterna vara?

”Realtid” låter bra, men beskriv hellre när informationen behöver vara tillgänglig. Behöver kundservice se en ändrad leveransstatus under samma samtal? Kan en sammanställning av avslutade affärer uppdateras mer sällan?

Förändringar kan hämtas på olika sätt beroende på systemens API:er och tillgängliga händelser. Fördröjning, datavolymer och begränsningar behöver vägas ihop. En integration bör ha en definierad normal uppdateringstid och visa när informationen inte längre är aktuell.

Vad händer när något går fel?

Felhantering är en del av lösningen. Det kan saknas ett kundnummer, en produkt kan ha bytt artikelnummer eller affärssystemet kan vara otillgängligt.

Bestäm vem som bevakar felen, vilken information som behövs för att rätta dem och hur överföringen kan köras igen utan dubbletter. Om samma händelse kommer två gånger ska det inte resultera i två order.

Testa också rättningar och borttagningar, behörigheter och vad som händer efter ett avbrott. Det är först när de situationerna fungerar som användarna kan lita på att informationen följer med.

En färdig koppling behöver också utvärderas

En app i en marknadsplats kan vara rätt väg, men kontrollera dess omfattning. Vilka objekt, fält och riktningar stöds? Finns kopplingar mellan poster? Hur hanteras uppdateringar, fel och historiska data?

En egen integration kan vara motiverad när standardkopplingen inte stödjer ett avgörande arbetsflöde. HubSpot har API:er för bland annat affärer, radartiklar och relationer, men även affärssystemets möjligheter avgör vad som kan byggas.

I vårt kundcase med Rollco kan ni läsa om hur HubSpot och Monitor har kopplats samman. Använd gärna caset som inspiration för vad användarna kan behöva i vardagen; er specifikation ska utgå från era processer.

Vanliga frågor om ERP-integration med HubSpot

Måste hela affärssystemet kopieras till HubSpot?

Nej. Välj information utifrån arbetsflödena. Viss data kan lagras i CRM, annan kan visas genom en koppling till affärssystemet.

Kan vi undvika dubbelregistrering helt?

Det beror på process och integration. Identifiera exakt vilka uppgifter som registreras flera gånger och utvärdera dessa moment i testet. En koppling i sig garanterar inte att allt dubbelarbete försvinner.

Vad behöver vi för att få ett bra kostnadsförslag?

Beskriv systemen, informationsområdena, synkriktningar, volymer och uppdateringsbehov. Ta med exempel på vanliga flöden och viktiga undantag. Då kan omfattning och ansvar bli konkreta.

Ska vi börja med dubbelarbetet hos er?

Vi hjälper er gärna att gå igenom vilka uppgifter medarbetarna letar efter, kopierar eller registrerar flera gånger. Därifrån kan vi utforma en integration mellan HubSpot och affärssystemet med tydlig nytta i det dagliga arbetet.

Kontakta Cedeo, så tar vi nästa steg utifrån era flöden.