HubSpot för fältservice
Från kundförfrågan till utförd arbetsorder med FieldFox
HubSpot och FieldFox kan tillsammans knyta ihop försäljning, kundkontakt och arbetet ute hos kund. HubSpot ger organisationen stöd för kundrelationen och affärsprocessen. FieldFox samlar planering, arbetsorder och teknikerns rapportering. Kopplingen gör det möjligt att låta informationen följa uppdraget mellan teamen.
För ett service- eller installationsföretag är en vunnen affär ofta början på nästa del av arbetet. Någon ska boka jobbet, ge teknikern rätt instruktioner och se till att kunden får det som utlovats. När samma organisation hanterar många sådana överlämningar blir sambandet mellan CRM och fältservice en praktisk vardagsfråga.
Vad innebär fältservice i HubSpot?
Fältservice, eller field service, är arbete som utförs på plats hos kunden. Det kan vara installation, underhåll, felsökning eller reparation. Ett CRM kan hålla ihop kontakterna och affärerna kring arbetet, medan ett fältservicesystem ger stöd för själva genomförandet.
Med HubSpot och FieldFox integrerade kan kunduppgifter, affärer, arbetsorder och serviceobjekt knytas samman. En arbetsorder i FieldFox kan synkas med en affär i HubSpot. Det ger ett gemensamt sammanhang även när olika medarbetare arbetar i olika verktyg.
Det betyder också att en tekniker kan arbeta i ett gränssnitt anpassat för uppdraget, samtidigt som kundansvarig fortsätter sitt arbete i CRM.
Från affär till ett jobb som går att planera
Tänk er ett företag som säljer och installerar utrustning hos företagskunder. Kundansvarig samlar behov, kontaktuppgifter och överenskommelser i HubSpot. När kunden beställer behöver installationen bli ett tydligt uppdrag för leveransorganisationen.
En bra överlämning svarar på några enkla frågor:
- Vad har kunden beställt och vad ingår i arbetet?
- Var ska installationen utföras?
- Vem möter teknikern och hur kommer teknikern in?
- Finns ett önskat datum eller andra tidskrav?
- Vilken utrustning och vilket material berörs?
Bestäm vilken information som ska följa med till arbetsordern och när överföringen ska ske. Då kan kopplingen användas för att minska dubbelregistrering, samtidigt som koordinatorn får ett underlag som faktiskt går att boka.
Arbetsordern blir navet för genomförandet
I FieldFox kan koordinatorn planera uppdraget och teknikern arbeta med det i mobilen. Arbetsordern samlar informationen som hör till jobbet och ger en plats för dokumentation av genomförandet.
Det viktiga är kontinuiteten. Teknikern ska kunna förstå vad som ska göras utan att leta igenom säljarens mejltråd. Kundansvarig ska kunna följa upp leveransen utan att behöva ringa runt för att ta reda på vilket uppdrag kunden syftar på.
När verksamheten växer är det ofta just de små frågorna mellan avdelningarna som tar tid. Ett gemensamt sätt att identifiera kunder och uppdrag gör dem lättare att besvara.
Planering som tar hänsyn till verkligheten på fältet
En affär har ett förväntat värde och ett läge i säljprocessen. Ett teknikerbesök har dessutom en plats, en tidsåtgång och ett behov av tillgängliga resurser. Där kompletterar FieldFox kundarbetet i HubSpot med kalender, Gantt-vy och karta.
Koordinatorn kan använda olika vyer för olika frågor: när finns tid, vem har kapacitet och hur ligger uppdragen geografiskt? Det ger bättre förutsättningar att planera arbetsdagen utifrån både kundens behov och teamets möjligheter.
Läs mer om arbetsorder, karta och resursplanering med HubSpot och FieldFox.
Låt leveransen bli en del av nästa kunddialog
När installationen är färdig börjar en ny fas i kundrelationen. Kunden kan behöva hjälp med användning, ha frågor om arbetet eller vilja komplettera med mer utrustning.
Om rätt information från uppdraget blir tillgänglig i CRM kan nästa samtal börja med bättre förkunskaper. Det kan handla om arbetsstatus, vilket serviceobjekt jobbet gäller eller ett identifierat behov som ska följas upp. Vilka uppgifter som delas och hur de visas bestäms i integrationsupplägget.
HubSpot kan även användas för uppföljning och utskick baserat på information om arbetsorder. Välj relevanta händelser och innehåll, och anpassa automationen efter era HubSpot-licenser och kundernas förväntningar. Ett konkret exempel är en intern påminnelse till kundansvarig när ett överenskommet nästa steg ska tas.
Vi går djupare in på detta i artikeln om servicerapportering och nästa kunddialog.
När ger kombinationen mest värde?
Kombinationen är särskilt intressant när försäljning, kundservice och fältorganisation hanterar ett återkommande flöde av uppdrag tillsammans. Många överlämningar, flera kontaktpersoner och återkommande frågor om leveransstatus är bra skäl att se över hur informationen hänger ihop.
FieldFox kan samtidigt användas som ett självständigt system för serviceverksamheten. HubSpot kan ge ett omfattande stöd för kundarbetet även i företag som saknar fältorganisation. Behovet av en koppling uppstår när verksamheten har nytta av båda perspektiven.
Vanliga frågor om HubSpot och fältservice
Kan man hantera arbetsorder med HubSpot och FieldFox?
Ja. Cedeos koppling kan synka en arbetsorder i FieldFox med en affär i HubSpot. FieldFox används för planering och genomförande, medan affären kan ingå i ert CRM-flöde. Fält och överföringsregler sätts upp för det valda arbetssättet.
Är FieldFox en del av HubSpot?
FieldFox är ett separat fältservicesystem som kan integreras med HubSpot. Det kan också användas fristående eller tillsammans med andra system.
Måste alla användare arbeta i båda systemen?
Utgå från arbetsuppgiften. Teknikern kan behöva sitt mobila arbetsflöde i FieldFox och kundansvarig sin kundbild i HubSpot. Åtkomst och licenser planeras utifrån respektive roll.
Behöver man byta ekonomisystem?
Det är ingen förutsättning för att koppla ihop CRM och fältservice. Om fakturaflödet också ska ingå behöver ekonomisystemets koppling och ansvar för faktureringen ingå i planeringen.
Se hur det skulle fungera hos er
Visa oss ett uppdrag från första kundförfrågan till avslutad leverans. Vi på Cedeo hjälper er att hitta ett upplägg där HubSpot och FieldFox ger varje team rätt verktyg och håller ihop informationen mellan dem.