Arbetsorder, karta och resursplanering

Koppla ihop HubSpot med FieldFox

När ett kundbehov i HubSpot ska bli ett teknikerbesök behöver ni svar på tre frågor: vad ska göras, vem har tid och var ska arbetet utföras? Med FieldFox som stöd för arbetsorder och resursplanering kan ni planera genomförandet i kalender, Gantt-vy och karta, med koppling tillbaka till kundarbetet i HubSpot.

En kund vill boka installation nästa vecka. Samtidigt behöver en annan kund akut hjälp och en tekniker har blivit sjuk. Koordinatorns uppgift är att få ihop en genomförbar dag för teamet, samtidigt som kundansvariga behöver kunna ge begripliga besked.

För företag som använder HubSpot för försäljning och kundkontakt kan kopplingen till FieldFox ge en naturlig övergång från överenskommelse till planering.

Vad är skillnaden mellan en affär och en bokning?

Affären beskriver ett kommersiellt sammanhang. Arbetsordern beskriver uppdraget som ska utföras. Bokningen avsätter tid för arbetet hos en eller flera resurser. De hänger ihop, men svarar på olika frågor.

Det är en viktig skillnad när ni planerar fältservice. Ett uppdrag kan vara beställt utan att ha ett bestämt besöksdatum. Ett jobb kan kräva mer än en tekniker eller flera besök. En vunnen affär betyder därför inte automatiskt att leveransen är färdigplanerad.

Cedeos integration mellan HubSpot och FieldFox kan synka arbetsorder med affärer. Det gör att ni kan knyta ihop kundens beställning med den operativa planeringen och ge varje del av processen en tydlig plats.

Börja med en arbetsorder som går att boka

Ett vanligt hinder i planeringen är ofullständiga instruktioner. En adress saknas, omfattningen är oklar eller ingen vet vem som kan släppa in teknikern. Då hjälper det föga att det finns en ledig lucka i kalendern.

Inför överlämningen från kundansvarig bör följande vara tydligt:

• Arbetets omfattning och en rimlig uppskattning av tidsbehovet.
• Besöksadress och kontaktperson på plats.
• Önskat datum och eventuella begränsningar i tillträde.
• Behov av material, särskild kompetens eller flera tekniker.
• Prioritet och vad kunden faktiskt har fått för löfte.

Bestäm vad som ska hämtas från HubSpot och vad koordinatorn ska komplettera. Då slipper varje order bli en ny utredning innan den kan bokas.

Kalender, Gantt-vy och karta fyller olika funktioner

FieldFox erbjuder flera vyer för planering och bokning. De kan användas som olika perspektiv på samma arbetsdag.

Kalendern visar när arbetet ska utföras

Kalendervyn hjälper er att se bokningar över tid. Den är användbar när ni vill hitta en tidpunkt, kontrollera en arbetsdag eller flytta ett besök när förutsättningarna ändras.

Gantt-vyn ger överblick över resurserna

När flera tekniker ska planeras samtidigt behöver koordinatorn kunna jämföra tillgänglighet och kapacitet. I Gantt-vyn kan arbetet fördelas med den samlade planeringen framför sig.

Kartan visar hur jobben ligger geografiskt

Två lediga tider kan se likvärdiga ut i en kalender men fungera helt olika i praktiken. Med arbetsorder och bokningar på en karta blir det lättare att bedöma vilka uppdrag som ligger nära varandra.

Kartvyn ger stöd för geografisk planering. Titta på dagens bokade arbeten, kundens önskade datum och möjliga alternativ innan ni väljer vem som ska åka. Platsen för en bokning visar var ett jobb är planerat; den ska inte förväxlas med GPS-spårning av teknikerns aktuella position.

Ett exempel: en ny installation mellan två befintliga jobb

Anta att två tekniker har utrymme för en installation på torsdag. Den ena har redan ett bokat jobb i samma område. Den andra har sina övriga uppdrag på andra sidan staden.

Koordinatorn börjar med kartan för att bedöma geografiskt lämpliga alternativ. Därefter kontrolleras kalender, kapacitet, kompetens och material. Kunden får en tid som teamet har förutsättningar att hålla.

Detta är ett exempel på ett arbetssätt, inte ett löfte om automatisk ruttoptimering. Nyttan ligger i att koordinatorn får ett tydligare beslutsunderlag och kan väga in fler faktorer än en tom kalenderlucka.

Håll kundens önskemål och den faktiska bokningen isär

”Kunden önskar torsdag” och ”besöket är bekräftat till torsdag klockan nio” är olika besked. När de blandas ihop är det lätt att kundansvarig lovar en tid innan koordinatorn har kontrollerat resurserna.

Bestäm därför vilken planeringsinformation som ska vara tillgänglig i HubSpot och när ett kundbesked får skickas. Låt kundens önskemål följa med uppdraget och använd den faktiska bokningen som underlag för bekräftelsen.

Vid ombokning behöver nästa person kunna se det aktuella läget. Fält, synkriktning och eventuella utskick sätts upp inom integrationsflödet. Då kan kundkontakt och planering stödja varandra även när dagen förändras.

Fånga upp det som ännu inte har fått en tid

En full kalender säger inte hur stor arbetskön är. Följ även upp uppdrag som väntar på planering, material eller besked från kund. Annars kan en beställning falla mellan säljarens överlämning och koordinatorns bokning.

Bestäm vem som äger nästa steg för varje sådan order. Det gör arbetskön användbar även under en hektisk vecka och hjälper kundansvariga att ge rimliga förväntningar på leveransen.

Vanliga frågor om HubSpot och resursplanering

Kan FieldFox användas för att planera arbetsorder kopplade till HubSpot?

Ja. Arbetsorder kan synkas med affärer i HubSpot och planeras i FieldFox. Vilken information som delas bestäms i uppsättningen av kopplingen.

Finns karta för arbetsorder?

Ja. FieldFox har kartvy som stöd för att se uppdragens geografiska lägen och planera besök tillsammans med övriga planeringsvyer.

Optimerar kartan automatiskt alla teknikernas rutter?

Artikeln beskriver kartan som ett beslutsstöd för koordinatorn. Automatisk ruttoptimering ska inte förutsättas av att ett system har kartvy.

Måste man använda HubSpot för resursplaneringen?

Nej. FieldFox kan användas självständigt för planering och fältservice. HubSpot-kopplingen är relevant när kundarbetet också ska hänga ihop med det operativa flödet.

Visa oss hur ni planerar i dag

Vi på Cedeo går gärna igenom hur ett uppdrag kommer in, bokas och lämnas över till teknikern. Kontakta oss för att se hur HubSpot och FieldFox kan stödja ert arbetssätt.

Läs också om hela flödet från kundförfrågan till arbetsorder och hur rapporteringen blir underlag för nästa kunddialog.